- BLOGS
Productief werken: thuis en op kantoor
- By Eline De Witte
Wanneer we analyses van het engagement van werknemers uitvoeren, wordt telkens advies op maat geleverd over wat het bedrijf kan doen om sterktes te versterken en moeilijkheden te behelpen. Vaak vloeit hier een op maat gemaakt traject uit voort om een goede implementatie waar te maken. In deze trajecten zit vaak een of meerdere workshops in, om samen te brainstormen rond één thema, of om samen een in de praktijk gegrond plan van aanpak op te stellen.
Bij één klant hebben wij na een engagementsanalyse een workshop met management opgezet rond thuiswerken. Veel bedrijven zijn in een ritme gevallen met een mix van thuiswerken en op kantoor werken. Echter, een goed intentioneel beleid rond thuiswerken is cruciaal om het samenwerken tussen collega’s te bevorderen en de productiviteit te vrijwaren. In deze blog zullen we enkele cruciale punten rond thuiswerken aanhalen, zodat organisaties beter inzicht krijgen in hoe ze een hybride werkmodel succesvol kunnen implementeren.
Op kantoor werken
Een goede band met collega’s bevorderd sterk je werkgeluk. Een dag op kantoor is dan ook de ideale gelegenheid om een geoede band op te bouwen met collega’s. Verder is die goede band tussen werknemers niet alleen fijn, het is erg nuttig. Een longitudinale studie van Cornell University toont aan dat teams die samen lunchen, productiever zijn. Dit komt doordat gezamenlijk eten coöperatief gedrag stimuleert, waardoor werknemers beter samenwerken en gemakkelijker informatie uitwisselen.
Hier zijn enkele verschillende manieren waarop een fysiek kantoor zich leent tot een productieve werkdag:
- Kies een vaste kantoordag: Zorg dat het team op dezelfde dag naar kantoor komt opdat je in real-life kan samenwerken en spontane interacties mogelijk zijn. Dit zorgt voor meer cohesie en teamspirit.
- Verzorg geschikte ruimtes om samen te werken op kantoor: In een hybride werkmodel kan focustijd wat meer plaatsvinden op thuiswerkdagen en samenwerken op de kantoordagen. Een goede inrichting van een kantoorruimte kan dat ook bevorderen. Er moet ruimte zijn om samen over een project te kunnen sparren: een ruimte met whiteboards is hier ideaal voor. Verder is een vergaderruimte voor grote groepen belangrijk. Ten slotte, is ook een plek waar met rust kan gewerkt worden belangrijk.
- Samen kunnen lunchen en koffie drinken: net de informele momenten tussen collega’s zijn cruciaal om een fijne band op te bouwen. Een kantoor heeft dus een goede plek nodig waar medewerkers samen kunnen lunchen alsook koffie en thee kunnen nuttigen.
Online meetings
“Ik vind zoom-meetings vermoeiender dan meetings in persoon”
“Na een uur teams meeting ben ik op”
Veel mensen herkennen wel dat een online vergaderen veel zwaarder valt dan een vergadering op kantoor. In de wetenschap wordt dit fenomeen ‘virtual meeting fatigue’ genoemd. Dit komt onder andere doordat je tijdens een online meeting minder fysieke beweging hebt om in beeld te blijven. Bovendien geven en ontvangen deelnemers minder sociale cues, wat het moeilijker maakt om de dynamiek van de vergadering te volgen. Dit kan cognitief uitputtend zijn.
Om virtual meeting fatigue te verminderen, raden we de volgende richtlijnen aan:
Houd online meetings korter dan een uur. Wanneer een langere meeting nodig is, las dan na elk uur een korte pauze in waarin iedereen even kan bewegen.
Stimuleer interactie tijdens online meetings door korte check-ins of een interactieve tool zoals Mentimeter of Miro te gebruiken.
Hierdoor kunnen bedrijven de effectiviteit van online vergaderingen verhogen.
Productief gefocust werken
Verschillende klanten vragen ons om naast onze vaste vragenbatterij over engagement, tevredenheid en welzijn ook enkele vragen te stellen over gefocust werken. We worden tijdens een werkdag regelmatig opgebeld, krijgen berichtjes en e-mails. Soms in die mate dat er moeilijk tijd kan gevonden worden om te focussen.
Veel bedrijven erkennen dit probleem en willen dit gericht aanpakken. Welke krijtlijnen er nuttig zijn hangt af voor het type werk dat je doet en de organisatiecultuur. Bovendien speelt thuiswerken hier ook een rol in. Sommige werknemers die (deeltijds) thuiswerken kunnen vaak op de dagen dat ze thuiswerken langer zonder verstoringen. Op kantoor zijn er immers regelmatig collega’s met vragen, leuke anekdotes, en andere onderbrekingen.
Wat kan je doen om je als individu en als team doen om focustijd te vrijwaren?
- Spreek vaste momenten af voor teamvergaderingen. Hebben jullie eenmaal keer per week teamvergadering of elke dag een korte stand-up van 15 minuten? Waar vinden deze vergadering plaats?
- Hoe snel reageer je op e-mails en berichten? Is het belangrijk om altijd binnen het kwartier te antwoorden of kan je een vast moment in de dag reserveren om chats en emails te beantwoorden? Maak hier afspraken rond als team.
- Blokkeer tijd in je agenda om gefocust door te werken. Zo zien ook je collega’s dat je bezig bent en worden er dan geen vergaderingen ingepland. Bij het Amerikaanse bedrijf Slack vinden ze dit zo belangrijk dat ze zelfs een ‘focus Friday’ hebben ingelast. Op vrijdag plannen ze in dit bedrijf geen meetings in, zodat werknemers zich ongestoord kunnen focussen en de productiviteit beschermd wordt.
Conclusie
Hybride werken biedt veel voordelen, maar vereist een doordachte aanpak. Op kantoor kunnen werknemers samenwerken, relaties opbouwen en informele momenten delen. Tegelijkertijd is het belangrijk om virtuele vergaderingen efficiënt te organiseren en gefocust werken te faciliteren.
Bedrijven die investeren in een hybride werkcultuur, waarin zowel fysieke als virtuele samenwerking goed wordt ondersteund, zien vaak een toename in tevredenheid en productiviteit bij hun medewerkers. Door strategische beslissingen te nemen over kantoordagen, vergaderstructuren en gefocust werken, kan een organisatie het beste halen uit zowel thuiswerken als kantoorwerk. Het vinden van de juiste balans is essentieel voor een succesvolle en duurzame werkcultuur.
Related Posts
